看到图书馆办公室书架上有彼得·德鲁克的《非营利组织的管理》时,我眼前一亮,急不可待的一口气读完。他用平和的讲述方法,文章中穿插访谈的方式,每一个章节后有一个小结,这些都让我这个不爱简单陈述文章的人爱不释手。快快读完时似乎体会良多,但由于没有记录,又似乎什么都记不起来。这次正好图书馆员工内部读书会选择这本书,又给我一次慢慢细读它的机会。尤其是每周一的读书会还可以和同事一起分享讨论,快哉!
以下就第三章绩效管理,和大家分享几个我印象深刻的读书笔记。
无底线时如何确定底线。
企业里利润指标可以用来测评经营绩效,而非营利组织一般没有明确的底线来评估绩效。非营利组织在追求美好的理念,工作的本身就是目标成果,但是这样远远不够。在企业里资金的浪费就是造成亏损,而在非营利组织中,资金是属于别人——捐赠人的。所以社会性组织需要向捐赠人负责,负责将资金投入到能取得成果和绩效的项目上。德鲁克通过举例美国迅速发展的乡村教堂的成功案例向我们介绍可行的方法是制定可实现目标,然后区别道德理念和经济现实,再将资源投向产生显著成效的地方,最后制定一系列行动计划。
有为图书馆也和其他非营利组织一样基本不会放弃做任何“美好的理念”的事情,但是我们的不同是在做之前,我们的团队需要确定这是持久不懈追求的正义事件还是我们制定一些列计划去操作可以有成效的、有显著改变的事情,简单说就是有限的资源是否可以最大化利用。图书馆的宗旨:以图书为载体,立足三门,连接一二线城市,推广阅读,提升本地精神文化生活。近期的目标就是阅读推广。所以我们举办活动、阅读引导等都是围绕着我们的使命开展的。图书馆每周都会根据馆内书籍借阅量、读者阅览量、办卡数量、活动参与者人数的升降来及时评估我们的投入是否有效,并且会在周例会上分享、讨论。此外,我们图书馆季度、年度内部会议会有“单位阅读成本”来评估我们的绩效。“单位阅读成本”就是将图书馆总投入资金除以完成的所有阅读量(借阅量、阅览量加上活动参与人数按一定影响系数折算的阅览影响的总阅读量)得到的每一本书被阅读所花的成本费用。这样一系列的可量化数据可以帮助我们划分自己的底线,使有效资源利用最大化。所以我们根据阅读推广的使命,设定各个活动的目标,比如年度亲子绘本阅读、冬夏令营、漂流书、讲座、小义工活动等分别能影响多少人,可以产生多少阅读量等。在设定细分目标之后,我们再去细化要求和执行计划。
总之,我们一直在紧跟使命,设定相应计划,执行过程中要进行考核和检验,将有限资源最大化利用起来。
让组织成员特别是管理层经常走出去,从外部角度来了解组织存在的目的。
每个组织一不小心就会埋头造车,脱离现实,所以为了避免这样情况的发生,图书馆办公室在读书会之后决定每月安排一名员工空闲一日时间,以一名普通访者和读者的角度来体验图书馆的阅读环境和活动,之后再提出相应意见和观察小结。以前我们主张换位思考,这次要更进一步,角色代入,经历读者的在有为图书馆的体验,希望这样的安排对馆内以后的卫生、坏境、气温、灯光等的改善都有所帮助。
非营利组织如何做出有效决策。
有效决策最重要的问题是:决策的实质是什么?而平时决策的实质常常会被表面现象所掩盖。第二个问题是:机会与风险。根据风险的不同需要考虑相应的补救措施,确定谁来补救。第三个需要考虑:每一个重要决策都需要不同意见。若是大家一致赞成,只能大家都没有做好准备工作,需要将决策暂缓一段时间,让大家都有思考时间。
在文章中,我学到要做出更好的决策需要做好以下四点:一要不断提醒自己,所有的成果是要惠及组织外部的;二要明确自己的使命,什么是我们所有员工、理事、志愿者都需要牢记的;三要集中精神做我们的关键领域;最后,我们必须要用经过培训的,符合相应领域能力的人来完成决策的执行。所以有为图书馆在每次新发展活动时都要做好决策,比如接下来要做的一场讲座——儿童急救讲座。在活动资源出现时我们要判断图书馆有没有必要和精力做这样的讲座。分析如下:首先这样关于安全的一个公益讲座是图书馆读者家长在寻找的信息;其次我们的使命就是阅读推广,讲座后推荐相关书籍给家长,促进了阅览量和借阅量,且活动本身也会给图书馆带来一定人气和阅览量;这个讲座有关亲子的活动,是对图书馆亲子绘本阅读的补充和延伸,活动受众相似,是对我们主要活动的支持和帮助;图书馆有足够能力举办活动,员工在策划、组织、执行讲座有很多先例可循,经验较足;主讲人是医生,又是一个3岁孩子的爸爸,他以一个医生爸爸的身份去分享一些急救常识是合适和称职的。通过这些分析后图书馆就可以将讲座排上了日程。
还有一个观点我印象深刻:决策总是要进行补充调整的。
决策会有错误的时候,所以要做到两点:首先在开始就考虑周全,以便在出现问题时可以进行补救;其次,在决策时要考虑好由谁来进行挽救调整。决策也会有出错的时候,关键是出错的时候谁来补救,而不是听之任之或者一旦出现问题就因先追究责任而浪费时间。所以若是在决策出错之时首要任务是考虑原先是否有补救方案,没有的话是否有其他资源或者人力能帮助我们补救失误或者减少失误。
非营利组织也会犯错,不可能一步步走来都是问题的最优解,我们需要的是直面错误的勇气和积极改进的态度。